Stappenplan

Opstellen van DG&I beleid

Het opstellen van DG&I beleid vereist een gestructureerde aanpak en begint met een goed inzicht in de huidige situatie binnen het pensioenfonds en een visie op DG&I, gevolgd door het definiëren van heldere doelen. Hieronder worden enkele stappen beschreven die pensioenfondsen kunnen volgen:

1. Analyseer de huidige situatie

Demografische analyse: Breng de huidige samenstelling van bestuursorganen op basis van leeftijd, geslacht, gender, culturele achtergrond, en andere relevante diversiteitsaspecten in kaart. Breng desgewenst ook de huidige samenstelling van de deelnemerspopulatie in kaart en vergelijk deze met de samenstelling van de bestuursorganen. Bij het opstellen van DG&I beleid en doelstellingen kan rekening worden gehouden met de samenstelling van de deelnemerspopulatie, maar dit hoeft niet per se het uitgangspunt te vormen. Diversiteit brengt namelijk ook voordelen met zich mee die verder gaan dan herkenning en representativiteit, zoals een bredere variëteit aan perspectieven en een verhoogde kwaliteit van besluitvorming.

Cultuur- en procesanalyse: Onderzoek bestaande vergaderstructuren en -culturen, benoemingsprocedures en besluitvormingsprocessen. Wat zijn belemmeringen voor het vergroten van diversiteit en het creëren van een inclusieve en gelijkwaardige cultuur? Zijn benoemingsprocedures voldoende open en transparant? Voelen alle leden van fondsorganen zich gehoord en gewaardeerd? Wees je ervan bewust dat mensen zich in een homogene groep sneller gehoord en gewaardeerd voelen, simpelweg omdat ze op elkaar lijken, dezelfde achtergrond of opvattingen delen en dus vaker gelijkgestemd zijn. Dit kan een vertekend beeld geven van de werkelijke mate van inclusie.

Gap-analyse: Vergelijk de huidige situatie met de gewenste diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie zoals geformuleerd in de eigen visie op DG&I en de normen uit de Code Pensioenfondsen en identificeer waar de belangrijkste verschillen liggen.

2. Formuleer een visie op DG&I en creëer draagvlak

Dialoog over visie: Verken wat DG&I betekent in de context van het eigen pensioenfonds. Waarom vinden we diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie van belang binnen en voor ons fonds en wat verstaan we hieronder? En hoe kunnen we dit onderwerp binnen ons fonds op de kaart zetten? Besteed hierbij ook aandacht aan de fonds-specifieke kenmerken. De visie kan worden ontwikkeld door middel van een gestructureerde dialoog binnen het bestuur, bijvoorbeeld aan de hand van stellingen, dilemma’s of een inspiratiesessie met een externe spreker of expert. Betrek hierin ook de andere fondsorganen, voordragende partijen en andere belanghebbenden om het interne draagvlak te vergroten. Het is daarnaast waardevol om deelnemers bij dit proces te betrekken, bijvoorbeeld door middel van een dialoogsessie of enquête. Dit zorgt ervoor dat de visie ook aansluit bij hun ervaringen, verwachtingen en behoeften, en draagt bij aan draagvlak en herkenning binnen de achterban. Het is hierbij het ook belangrijk om vooruit te kijken. De samenleving verandert voortdurend, onder andere door migratie, globalisering en demografische verschuivingen. Dit vraagt dan ook om een toekomstgerichte benadering waarin pensioenfondsen anticiperen op een bredere variatie aan (culturele) achtergronden binnen de samenleving en hun deelnemerspopulatie.

🔍 Meer weten over het creëren van draagvlak voor DG&I beleid? Lees dan de handreiking ‘Iedereen aan boord’ van Universiteit Utrecht, SER Diversiteit in Bedrijf en InclusieNL. Deze vind je hieronder:

Koppeling met strategie: Verbind de visie met bredere doelstellingen uit de missie, visie en strategie zoals goed pensioenfondsbestuur en vertrouwen van belanghebbenden in het fonds.

3. Definieer concrete doelen

Diversiteitsdoelen: Stel doelen vast voor diversiteit op het gebied van bijvoorbeeld geslacht, leeftijd en culturele achtergrond. Doe dit zowel voor het bestuur als voor het verantwoordings- of belanghebbendenorgaan en het intern toezicht. Dit kan een streefcijfer zijn voor het aandeel vrouwen, jongeren of mensen met een bi-culturele achtergrond binnen het orgaan. Duidelijke doelen maken het mogelijk om gerichter te sturen op meer diversiteit en om de voortgang inzichtelijk te maken.

Inclusiedoelen: Richt je ook op de culturele en gedragsmatige aspecten van inclusie. Dit betekent dat naast het aantrekken van diverse leden, ook een inclusieve cultuur moet worden gecreëerd waarin alle leden zich gewaardeerd en gehoord voelen en tot hun recht kunnen komen. Dit vraagt om aandacht voor gedrag: hoe luisteren we naar elkaar, hoe worden bijdragen gewaardeerd, en hoe gaan we om met verschillen? Creëer momenten waarop dit gesprek actief gevoerd wordt, zoals tijdens evaluaties, heidagen of de start van een nieuwe bestuursperioden, zodat er gedeeld bewustzijn en momentum ontstaat om het gedrag in de groep te blijven verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan het stimuleren van open communicatie en respectvolle discussies, maar ook het organiseren van jaarlijkse trainingen om onbewuste vooroordelen te verminderen.

Gelijkwaardigheidsdoelen: Besteed ook aandacht aan het creëren van gelijke kansen in de deelname aan pensioenfondsorganen. Bijvoorbeeld met doelstellingen gericht op open en transparante benoemingsprocedures, het specifiek aanschrijven en uitnodigen van bepaalde doelgroepen of het bieden van ondersteuning.

SMART doelen: Formuleer deze doelen volgens de SMART criteria. SMART doelen zijn specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Denk hierbij aan de volgende punten:
- Specifiek: Wat wil je precies bereiken met deze doelstelling en hoe en door wie wordt dit uitgevoerd
- Meetbaar: Hoe weet je wanneer je doel is bereikt en met welke indicatoren meet je de voortgang? Is deze voortgang meetbaar
- Acceptabel: Sluit het doel aan bij de bredere missie, visie en strategie en is er afgestemd met en draagvlak onder de partijen die betrokken zijn bij dit doel
- Realistisch: Is het doel haalbaar en zijn er voldoende middelen, tijd en budget aanwezig om de doelen te behalen
- Tijdgebonden: Wat is de tijdlijn voor het bereiken van dit doel? Zijn er duidelijke mijlpalen, deadlines en een start- en einddatum vastgesteld?

🔍 Meer weten over het formuleren van SMART doelen voor je DG&I beleid? Lees dan de handreiking ‘Maak diversiteits- en inclusiebeleid SMART” van Universiteit Utrecht, SER Diversiteit in Bedrijf en InclusieNL. Deze vind je hieronder:

4. Ontwikkel een plan van aanpak

Acties vastleggen: Leg per doel vast welke acties nodig zijn, door wie welke actie moet worden ondernomen en op welke momenten.
- Betrek alle fondsorganen, maar ook stakeholders, zoals voordragende partijen en partijen die betrokken zijn bij beleidsvoorbereiding en uitvoering, hierbij om af te stemmen welke acties vanuit deze partijen nodig zijn.
- Plan periodiek overleggen in met de betrokken stakeholders om voortgang te bespreken en leg dit vast in het plan van aanpak.

Inbedding in beleidscyclus en governancestructuren: Koppel de doelstellingen en het plan van aanpak aan evaluatie- en rapportagemomenten. Zorg ervoor dat het geschiktheidsbeleid, maar ook wervings- en selectieprocedures aansluiten bij de DG&I visie, doelstellingen en acties en pas deze zo nodig aan. Maak kennis over en het leveren van een bijdrage aan DG&I structureel onderdeel van de eisen voor nieuwe bestuursleden, leden van verantwoordings- en belanghebbendenorganen en intern toezicht.

Benoem te gebruiken instrumenten en benodigd budget: Beschrijf in het plan van aanpak welke instrumenten nodig zijn om de gestelde doelen te bereiken. Denk hierbij aan nieuwe formats voor vacatureteksten, trainingen en workshops voor huidige leden van fondsorganen om bijvoorbeeld bewustwording rondom DG&I te vergroten, of buddyprogramma’s voor nieuwe leden. Benoem welk budget er nodig is om de doelstellingen te bereiken, bijvoorbeeld voor training en coaching van het zittende bestuur of ander fondsorgaan, opleidingen, vergoedingen voor aspirant-leden en werving en selectie.

5. Evaluatie

Meet voortgang: Voer ten minste jaarlijks evaluaties uit om de voortgang richting de gestelde DG&I doelen te meten. Doe dit zowel binnen het bestuur en andere fondsorganen, als samen met andere betrokkenen zoals voordragende partijen. Rapporteer over de voortgang en de behaalde doelen in het jaarverslag, zoals vereist volgens norm 34 van de Code.

Herijk beleid: Pas het beleid en het plan van aanpak waar nodig aan op basis van evaluaties en nieuwe inzichten of ontwikkelingen zoals demografische ontwikkelingen binnen de deelnemerspopulatie of samenleving.